Sprzedaż
12 cze 2023
Tylko 12% pracowników przyznaje, że satysfakcjonuje ich proces onboardingu – wynika z ostatnich badań instytutu Gallupa. Jak więc powinien wyglądać nowoczesny onboarding pracownika? Na ile może pomóc Ci w tym technologia? Sprawdź, jak przeprowadzić onboarding w profesjonalny sposób z Salesbookiem.
Onboarding to – najprościej mówiąc – wdrożenie pracownika do pracy w organizacji. Jest to proces adaptacyjny, który odbywa się przez pierwszych kilka dni lub tygodni pracy.
Termin nawiązuje do lotnictwa, gdzie onboarding oznacza rozpoczęcie procedury przyjęcia na pokład. Natomiast onboarding w rozumieniu działu HR to różne czynności, których rezultatem jest adaptacja nowo zatrudnionej osoby w firmie.
Wprowadzenie pracownika w nowe środowisko pracy to jeden z najważniejszych procesów zespołu HR. To tak naprawdę długofalowe działanie, które może angażować wiele osób, w tym m.in. menedżera czy osobę określaną jako „buddy” (w j. polskim – kumpel, kumpela).
Buddy może być dowolnym pracownikiem o odpowiedniej wiedzy merytorycznej, który wesprze koleżankę lub kolegę w nowym miejscu pracy. Wbrew pozorom każdy detal w takim procesie ma znaczenie.
Warto dobrze zaplanować onboarding pracownika, ponieważ to właśnie w tym gorącym okresie okazuje się, czy to, co przekazujesz kandydatom w ramach działań employer brandingowych i na etapie rekrutacji, znajduje odzwierciedlenie w rzeczywistości.
Według różnych źródeł od 33% do 50% nowych pracowników zmienia miejsce pracy po upływie pół roku m.in. z powodu niezadowolenia z procesu wdrożenia.
Z ostatnich badań instytutu Gallupa wynika, że tylko 12% pracowników jest zadowolonych ze swojego procesu onboardingu.
Ale kiedy tak naprawdę mówimy o początku procesu onboardingu? Czytając różne opracowania na temat wdrażania nowych pracowników, można spotkać się z opiniami, że idealny proces wdrożenia rozpoczyna się jeszcze przed rozpoczęciem pierwszego dnia pracy, a kończy, gdy nowy pracownik może samodzielnie wykonywać nowe obowiązki i wspierać zespół.
Rozważając te kwestie, Talya N. Bauer, badaczka i profesorka Uniwersytetu Stanowego w Portland, zaproponowała model onboardingu 4c. W swoim opracowaniu „Onboarding New Employees: Maximizing Success” wyróżniła 4 kluczowe poziomy w onboardingu.
Niektóre źródła wymieniają jeszcze etap pre-onboardingu jako etap początkowy tuż przed etapem Compliance i podpisaniem umowy. W takim ujęciu pre-onboarding to czas na przygotowanie odpowiedniej dokumentacji, skierowanie na badania medycyny pracy, nadanie odpowiednich dostępów czy przygotowanie stanowiska pracy.
Proces wdrożenia jest opisywany w różnych źródłach nie tylko w odniesieniu do modelu 4C, ale również w odniesieniu do strategii, jakie mogą przyjmować różne organizacje.
Jeżeli planowanie onboardingu i jego wdrożenie ogranicza się do zapoznania nowego pracownika z dokumentacją, procedurami i nadaniem odpowiednich dostępów – mówimy wówczas o onboardingu pasywnym.
Natomiast onboarding proaktywny obejmuje nie tylko poznanie kwestii formalnych, ale też życia organizacji, kultury firmy i współpracowników. Możemy powiedzieć, że onboarding proaktywny bierze pod uwagę wszystkie elementy modelu 4C. Tego rodzaju wdrożenie najlepiej przygotowuje nowego pracownika do objęcia stanowiska.
Talya N. Bauer, autorka modelu onboardingu 4C, w swoim opracowaniu „Onboarding New Employees: Maximizing Success” wskazuje, że nowy pracownik potrzebuje 90 dni na to, aby odnaleźć się i wykazać na nowym stanowisku pracy.
Niestety, w Polsce proces onboardingu odbiega od takich standardów. Jak wynika z badania przeprowadzonego przez firmę Gamfi w 2021 r., w przypadku 56% zapytanych firm trwał on niecały tydzień – z czego w przypadku 21% organizacji nowi pracownicy zapoznawali się z działaniem firmy przez jeden dzień, a w 35% firm – w czasie od 2 do 6 dni.
Tymczasem według Instytutu Gallupa zanim pracownik osiągnie pełną efektywność, może zająć nawet 12 miesięcy. Warto wykorzystać maksymalnie pierwsze miesiące na to, aby wdrożenie pracownika w obowiązki nie polegało na chaotycznym przekazywaniu wiedzy lub wyłącznie na skupianiu się na podpisywaniu stosów dokumentów.
To również ważne z innego powodu – wielu pracodawców kompletnie nie bierze pod uwagę tego, jak bardzo rozpoczęcie nowej pracy może być stresujące. Dobrze zaplanowany i przeprowadzony onboarding oraz stopniowe wprowadzanie nowego pracownika ma kluczową rolę, o czym więcej już za chwilę.
Rozpoczęciu pracy na ogół towarzyszy stres, ale też chęć poznania swoich współpracowników w nowej firmie i nowych obowiązków. W latach 60. psychiatrzy Thomas Holmes i Richard Rahe, którzy badali zjawisko stresu, opracowali listę 44 najbardziej stresujących sytuacji w życiu. Okazuje się, że zmiana pracy plasuje się w pierwszej dwudziestce.
Skoro nowe stanowisko pracy i miejsce zatrudnienia może wzbudzać takie emocje, warto przemyśleć cały proces wdrażania pracownika. Każde potknięcie ze strony pracodawcy będzie miało bezpośredni wpływ na wizerunek firmy i dalsze decyzje pracownika o pozostaniu w organizacji bądź też nie.
Po marcu 2020 r. cyfryzacja i automatyzacja na świecie znacznie przyspieszyły, co znajduje też odzwierciedlenie w trendach dotyczących sposobu organizowania pracy.
Z raportu IDC „Digital Work Transformation 2021” wynika, że 84% firm na świecie planuje zwiększyć cyfryzację procesów dotyczących organizacji pracy. Również działy HR zwracają się w stronę automatyzacji, aby ograniczyć tzw. papierologię i czas potrzebny na załatwianie formalności.
Z informacji zebranych i opracowanych przez Ventures Pracuj.pl i Pracuj.pl w raporcie „Silniejsza pozycja HR i potencjał dla technologii 2021”, wynika, że co czwarta osoba zajmująca się obszarem HR w organizacji uznaje za swój priorytet proces rekrutacji i organizację onboardingu w sposób zdalny oraz z wykorzystaniem nowoczesnych technologii.
Salesbook to nowoczesna aplikacja na iPada oraz panel administracyjny, które pozwalają na profesjonalne zaplanowanie onboardingu krok po kroku i wdrożenie nowej osoby do organizacji.
Możesz zacząć od zaprojektowania właściwej komunikacji do nowego pracownika i załączenia odpowiednich dokumentów, takich jak m.in. umowa o pracę, umowa o zachowaniu poufności, regulamin pracownicy, formularz do badań medycyny pracy czy informację o benefitach.
Dzięki automatyzacji możesz wysłać tę samą wiadomość do wielu pracowników, a wcześniej ustawić sobie przypomnienie w systemie o tym, kiedy należy rozpocząć proces pre-onboardingu.
Automatyzacja pozwala Ci też usystematyzować pracę i powiadomić w wybranym przez Ciebie czasie menedżera i np. opiekuna merytorycznego (tzw. „buddy”) o tym, że do ich zespołu dołączy wkrótce nowa osoba. Możesz oznaczyć odpowiednie osoby w systemie, ale również wysłać do nich automatyczne, przypominające e-maile.
Kolejne działanie to zamówienie pakietu powitalnego (tzw. Welcome Pack) oraz powiadomienie działu IT o potrzebie i konfiguracji nowego sprzętu.
Korzystając z panelu administracyjnego Salesbooka, możesz zmienić status wdrożenia w zależności od tego, czy wszystkie elementy potrzebne do powitania nowej osoby w firmie złożą się w całość.
Załóżmy, że nowy pracownik ma już potrzebny sprzęt, a Welcome Pack czeka na jego biurku. Pierwszy dzień jest już prawie dopracowany. Dzięki automatyzacji możesz upewnić się, że wszyscy będą wiedzieli o nowym pracowniku, a także, co mają robić, gdzie się stawić oraz czy mają inne niezbędne informacje.
Co możesz zrobić z Salesbookiem?
W pierwszym tygodniu pracownika warto przekazać mu informacje dotyczące procedur obowiązujących w firmie i początkowych szkoleń np. BHP.
To również czas na to, aby nowa osoba dowiedziała się więcej o misji organizacji. Bardzo dobrze sprawdzają się w takich przypadkach krótkie nagrania np. prezesa, który wita w firmie pracownika i opowiada o najważniejszych elementach i wartościach oraz kulturze organizacyjnej.
Dzięki Salesbookowi możesz w maksymalnym stopniu uatrakcyjnić swoją prezentację o firmie, wgrywając do aplikacji filmy, uzupełniając ją o zdjęcia, grafiki, wizualizacje i spersonalizowany tekst.
Za każdym razem, jeżeli nowy pracownik przeczyta najważniejsze informacje zawarte w module i oznaczy go jako zakończony, pracownik działu HR otrzyma powiadomienie w panelu administracyjnym, dzięki temu będzie wiedzieć, na jakim etapie wdrożenia jest dana osoba.
Po części dotyczącej misji i wizji nowy pracownik powinien zapoznać się z zasadami dotyczącymi bezpieczeństwa czy polityką antydyskryminacyjną.
To oczywiste, że tak duży zasób informacji może powodować przytłoczenie, a nowa osoba może zadawać pytania związane z materiałami. Jeżeli chcesz odciążyć opiekuna lub menedżera, możesz przygotować zakładkę FAQ w aplikacji, z kwestiami, które najczęściej nurtują nowe osoby.
Zanim dana osoba zacznie działać z pełną mocą, a „buddy” wprowadzi do zespołu i w nowe obowiązki, dobrze, aby pracownik krótko zapoznał się z tym, czym będzie się zajmował oraz nad czym pracują współpracownicy.
Jeżeli ostatni etap onboardingu dobiega końca, możesz zaplanować i przesłać nowemu pracownikowi ankietę, w której zapytasz go o wrażenia dotyczące onboardingu. Wcześniej możesz załadować potrzeby Ci szablon do panelu administracyjnego.
O co możesz zapytać w ankiecie? Warto zadać następujące pytania:
Na zakończenie wdrożenia, jeżeli chcesz mieć pewność, że nowy pracownik na pewno przyswoił najważniejsze informacje, możesz dołączyć do bazy wiedzy quiz dotyczący znajomości organizacji. Do aplikacji możesz wgrać też kolejne materiały, które pomogą Ci ulepszyć proces.
Salesbook jest elastycznym narzędziem do onboardingu, a automatyzacja przyspieszy i usprawni proces, co w perspektywie czasu przyniesie Ci wymierne korzyści.
Jeżeli zainteresowały Cię możliwości Salesbooka dotyczące onboardingu, zapisz się na bezpłatne demo.
Masz pytanie? Skontaktuj się z nami.
+48 22 300 18 95
Nasze Biuro Obsługi Klienta pracuje w dni robocze od godz. 9:00 do godz. 17:00.
Obsługujemy zapytania ofertowe, pomagamy w konfiguracji i obsłudze naszej aplikacji, wyjaśniamy sprawy rozliczeń i ewentualnych błędów.